Lizenzanalyse zur Kostenoptimierung in S/4HANA mit Hilfe der XAMS

Einleitung

Das Thema Benutzerlizenzen in SAP S/4HANA ist heute relevanter denn je, und viele SAP-Kunden stehen vor der Herausforderung, sich mit den aktuellen Veränderungen und Neuerungen im Lizenzmanagement auseinanderzusetzen, insbesondere im Rahmen von S/4HANA-Migrationen. In diesem Blog werfe ich einen detaillierten Blick auf diese Entwicklungen und zeige, wie der Einsatz der XAMS ein tiefgreifendes Verständnis und eine effektive Analyse Ihres Lizenzbestands sowie der Nutzungsrechte im Kontext der Product Conversion und des Contract Conversions ermöglicht.

Die Prinzipien der minimalen Berechtigungen und der bedarfsgerechten Rollenzuweisung sind in der Welt des SAP-Lizenzmanagements längst Standard. Durch den Übergang von nutzungsbasierten zu berechtigungsbasierten Lizenzmessungen in S/4HANA und die Einführung neuer Benutzerlizenzen wird die sorgfältige Anwendung dieser Prinzipien in Ihrem Lizenzmodell wichtiger als je zuvor. Dies ist der Schlüssel, um Überlizensierungen effektiv zu vermeiden. Allerdings ist der Aufwand, der mit diesen Änderungen verbunden ist, für viele Unternehmen schwer abzuschätzen, insbesondere im Zusammenhang mit der Product Conversion und dem Lizenzmanagement während der S/4HANA-Migration.

In diesem Blog erkläre ich, warum es so wichtig ist, diese Veränderungen genau umzusetzen, und wie Sie die damit verbundenen Herausforderungen im Lizenzmanagement und bei der S/4HANA-Migration meistern können. Sie gewinnen Einblicke in sowohl die Risiken als auch die Chancen, die sich durch eine optimale Anpassung Ihres Lizenzkonzepts ergeben.

Veränderte Lizenzvermessung

Die S/4HANA-Welt birgt nicht nur technologische Innovationen, sondern auch bedeutende Veränderungen im Lizenzmanagement. In der Vergangenheit wurde die Benutzerlizenz basierend auf den tatsächlich ausgeführten Transaktionen festgelegt. Heutzutage basiert die Lizenzierung auf den einem Benutzer zugewiesenen Berechtigungen. Diese tiefgreifende Veränderung hat weitreichende Auswirkungen. Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, das Minimalprinzip konsequent zu verfolgen und bedarfsgerechte Rollen zu erstellen. In SAP S/4HANA ist ein qualitativ hochwertiges Lizenzkonzept essenziell. Das Hauptziel dabei ist, Überberechtigungen zu verhindern, um Ihre SAP-Systeme zu schützen und die Nutzung teurerer Lizenztypen zu vermeiden.

Abbildung 1: Gegenüberstellung der Lizenzvermessung in SAP S/4HANA und Lizenzvermessung in SAP ECC

Neue Benutzerlizenzen und ihre Herausforderungen

Vielleicht fragen Sie sich nun, wie sich diese Umstellung auf Ihre bestehenden Benutzerlizenzen auswirkt. Der Wechsel von den vertrauten ECC-Lizenzierungen zu den neuen S/4HANA-Benutzerlizenzen bringt eine zusätzliche Komplexität mit sich. Statt einer Vielzahl von ECC-Lizenztypen stehen Ihnen nun lediglich drei neue Haupttypen zur Verfügung: Professional Use, Functional Use und Productivity Use. Aufgrund der fehlenden 1:1-Ersetzung der alten Lizenzen durch die neuen ergibt sich die Herausforderung: Welche Lizenzen benötigen Sie jetzt? Im Rahmen von Product Conversion und Contract Conversion ist es entscheidend, den aktuellen Lizenzbestand zu überprüfen und die Nutzungsrechte entsprechend anzupassen, um die Anforderungen der neuen S/4HANA-Umgebung zu erfüllen.

Abbildung 2: Fehlende 1:1-Ersetzung der alten Lizenzen durch die neuen

Aufbau des Lizenzregelwerks

Durch die neue berechtigungsbasierte Vermessungsart rücken die Berechtigungsobjekte stärker in den Fokus. Das Lizenzregelwerk der SAP basiert auf Berechtigungsobjekten, den Feldnamen und den Feldwerten. Schauen wir uns ein Beispiel an: In Abbildung 3 ist ersichtlich, dass für das Berechtigungsobjekt F_BKPF_BUK mit der Aktivität 22 der Lizenztyp Professional Use erforderlich ist. Wenn ein Benutzer zusätzliche Berechtigungen hat, die in die Kategorien Productivity Use (am Beispiel F_BKPF_BUK mit der Aktivität 03) oder Functional Use (am Beispiel F_BKPF_BUK mit der Aktivität 06) fallen, ist immer der höchste Lizenztyp maßgebend. In diesem Fall wäre der Professional Use der benötigte Lizenztyp.

Diese Tatsache erhöht nicht nur die Komplexität, sondern zeigt deutlich, welche Auswirkungen ein falscher Feldwert in den Berechtigungen auf Ihr Lizenzkonzept hat. Dies erfordert eine tiefgreifende Analyse der vorhandenen Rollen und Berechtigungen, um eine Über- oder Unterlizenzierung zu vermeiden. Unternehmen müssen ihre aktuellen Berechtigungskonzepte kritisch hinterfragen und gegebenenfalls anpassen, um sicherzustellen, dass jede Lizenz den Anforderungen entspricht und effizient genutzt wird.

Abbildung 3: Aufbau des SAP S/4HANA Lizenzregelwerks

Überwindung von Lizenz-Herausforderungen

Wie ich gerade aufgezeigt habe, spielen Berechtigungen eine wichtige Rolle. Umso entscheidender ist es, dass Sie ein sauberes Berechtigungskonzept haben. Die S/4HANA-Lizenzen sind nun ein zusätzliches Kriterium, welches Sie während der Erstellung Ihres Berechtigungskonzepts berücksichtigen müssen.

Die Optimierung der Lizenzvergabe in S/4HANA erfordert eine ganzheitliche Betrachtung Ihres Berechtigungskonzepts. Eine Optimierung, die sich ausschließlich auf Lizenzen konzentriert, könnte zwar kurzfristig Einsparungen bringen, aber gleichzeitig auch negative Seiteneffekte im Hinblick auf andere Qualitätskriterien bedingen. Dies geht nicht nur mit hohen Aufwänden einher, sondern führt schlimmstenfalls zu einem fragmentierten und technisch schwer zu wartenden Berechtigungskonstrukt.

Ihr Konzept muss neben der Lizenzvermessung auch Compliance-Anforderungen wie Funktionstrennungen (SoD), technische Standards wie eine korrekte SU24-Konfiguration und Designüberlegungen, einschließlich der Differenzierung nach Lesen, Schreiben oder Verwalten von Stammdaten, umfassen.

Ein umfassendes und wohlüberlegtes Berechtigungskonzept sichert die Zukunftsfähigkeit und Wartbarkeit Ihres Systems und ermöglicht Ihrem Unternehmen eine effiziente Arbeitsweise.

Abbildung 4: Qualitätskriterien von Berechtigungskonzepten

Komplexität der SAP-Lizenzermittlung

Die Komplexität der SAP-Lizenzermittlung und -verwaltung wird durch Aspekte wie Metriken, Nutzungslizenzen und die Digitalisierung weiter verstärkt. Die Bestimmung der notwendigen Lizenzen ist im SAP-Standard komplex. Zwar verbessert SAP die Transparenz mit einem bereitgestellten Regelwerk, doch eine einfache, systemintegrierte Möglichkeit für Unternehmen, Benutzer und Rollen selbstständig und sofort zu analysieren, fehlt. Das Regelwerk wird als Excel-Datei geliefert, wodurch spontane Analysen erschwert werden, und eine schnelle und reibungslose Überprüfung verhindert wird. Dies ist besonders problematisch, da SAP-Berechtigungskonzepte dynamisch sind. Wie können Sie also sicherstellen, dass nach einer Änderung an Rollen die Lizenztypen unverändert bleiben? Bereits minimale Anpassungen können den Lizenztyp eines oder mehrerer Benutzer ändern. Es ist daher essenziell, die Effekte von Anpassungen im Berechtigungskonzept fortlaufend zu überwachen, um ungewollte Kostensteigerungen zu verhindern.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen diese Herausforderungen erfolgreich bewältigt? Eine effektive Lösung erfordert eine strategische Herangehensweise, bei der Ihnen die XAMS hilft. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Lizenzen und Ihr Berechtigungskonzept. Im Folgenden zeige ich die konkreten Vorteile der XAMS auf.

Vereinfachte Lizenzanalyse mithilfe der XAMS

Im Rahmen der Lizenzanalyse mit der XAMS stehen insbesondere zwei Module im Fokus: der Role Profiler und der Role Designer. Durch die Integration eines Regelwerks gemäß SAP-Vorgaben in unser ERP-System wird die Lizenzermittlung transparenter. So können Auswirkungen von Rollenzuweisungen oder Rollenänderungen effektiver überwacht werden.

Der Role Profiler ermöglicht Ihnen einen detaillierten Überblick über den aktuellen Status der Benutzerlizenzen sowie die Auswirkungen einzelner Rollen zu erhalten.

Der Role Designer geht noch einen Schritt weiter und bietet Ihnen eine virtuelle Umgebung, in der Sie eine Lizenzsimulation durchführen können. Sie können also schon während des Erstellungsprozesses Ihrer Rollen den Aspekt der Benutzerlizenzierung berücksichtigen, um so ein ganzheitliches Berechtigungskonzept zu implementieren.

Abbildung 5: Lizenzanalyse der Rollen und Benutzer mit der XAMS

Die Wichtigkeit der Aktualität des Lizenzregelwerks im CRAF

Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des SAP-Lizenzregelwerks in der XAMS sind von großer Bedeutung für die korrekte Verwaltung von SAP-Lizenzen. SAP als Hersteller kann in Zukunft möglicherweise weitere Anpassungen vornehmen, die sich auf die Lizenzierung auswirken. Das von Xiting ausgelieferte Regelwerk basiert auf dem zum Zeitpunkt des Rollouts aktuellen SAP-Lizenzregelwerk, das über den Hinweis 3113382 bereitgestellt wird. Zwischen den Support Package Release-Zyklen der XAMS können daher Änderungen am SAP-Lizenzregelwerk auftreten. Damit Rollen und Benutzer stets gegen das aktuelle Lizenzregelwerk geprüft werden, muss der Stand der SAP-Lizenzen in XAMS regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Aktualität der SAP-Lizenzen garantieren können, kontaktieren Sie uns gerne.

Lizenzberechnung mit dem Role Profiler

Der Role Profiler bietet Ihnen die Möglichkeit, Rollen und Benutzer jederzeit mühelos zu analysieren. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, eine Bestandsaufnahme der Auswirkungen von Änderungen in SAP S/4HANA auf Ihre aktuellen Rollen und Benutzer durchzuführen. Des Weiteren bietet der Role Profiler die Möglichkeit, die ermittelten Lizenztypen für Benutzer massenhaft in die SU01 und für Rollen in die PFCG zu übertragen. Der Role Profiler lässt sich auch als Monitoring-Tool nutzen. Wenn Sie Änderungen an Rollen vornehmen und der Role Profiler danach einen teureren Lizenztyp anzeigt, bedeutet das, dass Sie Berechtigungen hinzugefügt haben, die den Lizenztyp der Rolle und somit auch der Endnutzer erhöhen.

Abbildung 6: Lizenzanalyse mit dem Role Profiler

Ad-hoc-Analysen im System sind nicht nur notwendig, um Optimierungspotenziale aufzudecken, sondern auch, um die Aktualität der Rollen und Benutzer im Blick zu behalten. Unser nächstes Modul, der Role Designer, schließt die Lücke zwischen Erstanalyse und Monitoring. Er ermöglicht es Ihnen, Ihr Berechtigungskonzept in einer virtuellen Umgebung zu modellieren und dabei alle relevanten Aspekte, einschließlich der S/4HANA-Lizenzen, zu berücksichtigen (siehe Kapitel Überwindung der Lizenz-Herausforderungen).

Lizenzsimulation mit dem Role Designer

Unser integriertes Lizenzregelwerk in Kombination mit dem Role Designer bietet Ihnen erhebliche Vorteile. Der Role Designer ermöglicht die Erstellung von Berechtigungskonzepten in einer virtuellen Umgebung, ohne Auswirkungen auf Ihr SAP-System. Das Lizenzregelwerk unterstützt Sie bereits während der Rollenmodellierung bei der Analyse von Lizenztypen für Rollen und Benutzer, basierend auf Vorschlagswerte der SU24. Durch verschiedene Reports im Role Designer können Sie den Lizenztyp analysieren und Änderungen an Benutzern und Rollen vornehmen. Mit der Möglichkeit, Transaktionen zu Rollen hinzuzufügen oder zu entfernen, erhalten Sie sofortiges Feedback dazu, wie sich diese Änderungen auf die benötigten Lizenztypen auswirken.

Sie haben unter anderem auch die Möglichkeit, die passenden Lizenztypen basierend auf den Nutzungsdaten der SAP-Anwender mit den benötigten berechtigungsbasierten Lizenztypen gegenüberzustellen und so Optimierungspotenziale aufzudecken.

Abbildung 7: Lizenzsimulation im Role Designer

Der Role Designer kann als Projekt-Tool genutzt werden, um virtuelle Rollen und Zuordnungen zu Benutzern zu entwerfen. Dadurch können Sie ein optimales Rollendesign finden, das die Berechtigungsanforderungen und Qualitätskriterien auf allen Ebenen, einschließlich der Lizenztypen, vollständig abdeckt.

Fazit

Ihr Berechtigungskonzept ist beim Einsatz von SAP S/4HANA-öBenutzerlizenzen zentral. Mit dem Wechsel zu berechtigungsbasierter Lizenzmessung und der Einführung neuer S/4HANA-Lizenzen stehen Sie vor der Aufgabe, Rollen sorgfältig zu überdenken und anzupassen. Diese Herausforderung ist zugleich eine Chance, durch gezielte Analyse und Optimierung Ihres Berechtigungskonzepts nicht nur die Effizienz und Compliance zu verbessern, sondern auch die Zuweisung der Benutzerlizenzen zu optimieren.

Hier kommt die XAMS ins Spiel, die Ihnen die perfekten Werkzeuge an die Hand gibt. Dank des Role Profilers und des Role Designers gewinnen Sie tiefe Einblicke und können Ihre Lizenzsituation gezielt simulieren. Ein nach SAP-Vorgaben integriertes Regelwerk gewährleistet Transparenz und unterstützt Sie bei der präzisen Überwachung und Justierung von Rollenzuweisungen. Mit der XAMS setzen Sie auf eine klare Strategie zur Optimierung Ihrer SAP-Benutzer- und Lizenzverwaltung.

 

Wenn Sie weiterführende Informationen zur Lizenzanalyse erhalten möchten, erfahren Sie hier mehr:

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