Warum ist für SAP S/4HANA eine Migration der Berechtigungen notwendig?
Das Zeitalter von „Big Data“, „Internet of Things“ (IoT) und Industrie 4.0 bringt nicht nur stetig neue technische Entwicklungen mit sich, sondern auch die Ansprüche der Unternehmen an die Weiterentwicklung der eigenen Prozesse steigen sukzessiv. Neben dem Einsatz und der Integration von Cloud-Systemen und Cloud-Technologien wird bspw. auch der Wunsch nach neuen Geschäftsprozessen sowie -modellen, Echtzeit-Datentransfer, geringeren Systemwartungskosten, „Machine Learning“ und mobiler Informationsverarbeitung immer stärker. Um diesen und vielen weiteren Kundenerwartungen gerecht zu werden, hat die SAP im Jahr 2015 ihre neue SAP Business Suite – SAP S/4HANA lanciert. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese neue Produktlinie keineswegs eine Erweiterung des SAP ERP 6.0 darstellt, sondern es sich um ein komplett neues Produkt handelt. Unter diesem Gesichtspunkt ist es für jedes Unternehmen unabdingbar auch eine entsprechende Berechtigungsmigration vom etwaigen „Altsystem“ zum neuen SAP S/4HANA-System vorzunehmen. Eine 1 zu 1 System- sowie Berechtigungsüberführung ist nicht möglich!
In meiner vorherigen Blog-Reihe bin ich bereits auf die SAP S/4HANA-Berechtigungsmigration Ihrer SAP-Berechtigungen eingegangen und möchte diese daher gerne überblicksartig noch einmal für Sie auflisten:
In diesem Blog soll vor allem der Fokus auf die Notwendigkeit einer Berechtigungsmigration zu SAP S/4HANA gerichtet sein. Dieser Überblick soll zeigen, warum eine Berechtigungsüberführung essenziell ist und welche Faktoren dies bedingen. Es ist ungemein wichtig, dass Sie SAP S/4HANA als eigenständige SAP Business Suite der vierten Generation verstehen und diese neue Lösung weitreichende architektonische, technologische und prozessuale Änderungen mit sich bringt. Aus diesem Grund wird im Weiteren der sogenannte „Simplification“-Ansatz von SAP S/4HANA, die Pflicht einer SAP HANA Datenbank, die Vielfalt der SAP S/4HANA-Implementierungsmöglichkeiten und die Änderung von primären Geschäftsprozessen dargestellt.
Bitte beachten Sie, dass im weiteren Verlauf dieses Blogs die prägendsten Faktoren adressiert werden, jedoch diese und weitere kundenindividuell vor einem Umstieg auf SAP S/4HANA herauskristallisiert und bewertet werden müssen.
Table of Contents
„Simplification“-Ansatz in SAP S/4HANA
Eine der wichtigsten und gleichzeitig einflussreichsten Änderung durch SAP S/4HANA ist die vielseitige Simplifizierung, die mit diesem neuen Produkt einhergeht. Diese hat auf Ihre Systemlandschaft, Datenverarbeitung, Geschäftsprozesse, technologische Anwendungsintegration und Verwendung verschiedener Applikationen gleichermaßen Einfluss. Das Ziel, dass die SAP mit diesem Ansatz verfolgt, ist primär die Komplexität der hauseigenen ERP-Lösung zu reduzieren, gesamtheitlich zu optimieren und den Endanwendern vereinfachte, intuitive und mobile Geschäftsprozesse zugänglich zu machen. Der wesentlichste Ankerpunkt der Simplifizierung ist die sogenannte „SAP Simplification List“. Diese Liste stellt die technische Basis aller Änderungen mit SAP S/4HANA dar. Sie beinhaltet nicht nur die produktbedingten und transaktionalen Änderungen von SAP ERP zu SAP S/4HANA, sondern auch die vielseitigen neuen Möglichkeiten. Daher ist sie für SAP-Bestands- und Neukunden gleichermaßen wichtig. Die aktuellste „SAP Simplification List“ können Sie sich jederzeit kostenfrei als PDF vom SAP Help Portal herunterladen. Gesamtheitlich betrachtet kann man die SAP S/4HANA bedingten Simplifizierungen in folgende vier Rubriken unterteilen, wobei sich diese auch alle gegenseitig beeinflussen:
Simplifizierung des Datenmodells
Mit dem sogenannten „Principle of One“ hat die SAP nun auch die unzähligen Haupt- und Untertabellen, welche noch den Standard mit SAP ERP 6.0 darstellte, nun simplifiziert. Das heißt, sie wurden konsolidiert, sodass nun viele damals notwendige Hintergrundprozesse und Datenredundanzen nun obsolet sind. Außerdem werden dadurch nun Bewegungs- und Stammdaten in zentralen Tabellen abgelegt, welche wiederum als sogenannten Single-Point-of-Source, sprich einzige Datenquelle, dienen. Dies wiederum hat auch Einfluss auf die Anzahl an notwendigen Applikationen (bspw. Transaktionen), Datenbankstruktur und Geschäftsprozessmodellierung.
Ein solches Beispiel ist in Abbildung 1 dargestellt. Die ehemalige Bestandsführung und Inventur mit dem Material Ledger in Verbindung mit dem Finanzwesen wurde umstrukturiert. Es gibt nun nicht mehr jeweils unzählige Subtabellen, sondern die dazugehörigen Daten werden für das Material Leger mit dem Finanzwesen in jeweils einer Haupttabelle gespeichert, bearbeitet und für Zugriffe zentralisiert. Bei dieser Form der Simplifizierung ist es möglich, dass nicht mehr benötigte SAP-Tabellen nicht gelöscht, sondern durch SAP HANA Views ersetzt werden. Dies soll sicherstellen, dass etwaige „Alt“-Programme mit lesendem Zugriff auf solche Tabellen weiterhin funktionsfähig bleiben. Die gesamte Umstrukturierung des Datenmodells führt jedoch für Sie als Kunde zu einer Neuvalidierung bestehender Prozesse. Außerdem müssen die Eigenentwicklungen auf weitere Verwendbarkeit hin überprüft werden. Demnach müssen auch die entsprechenden Anwendungen und deren Notwendigkeit für die Endanwender neu evaluiert werden. Unweigerlich führen diese Aspekte wiederum zu einer Anpassung Ihres Berechtigungskonzepts.
Simplifizierung der Prozesse
Die Simplifizierung des Datenmodells hat somit auch eine kausale Auswirkung auf bestehende SAP-Geschäftsprozesse. Beispielsweise wurden bestehende Applikationen überarbeitet und verbessert. Zudem wurden viele Transaktionen und manuelle Schritte obsolet bzw. ersetzt. Der „Simplifcation“ – Ansatz hat daher starke Auswirkungen auf Ihr gesamtes Prozessmodell. Sie müssen nun SAP Standard Geschäftsprozesse und Ihre kundenindividuellen Prozesse auf Herz und Nieren hin überprüfen. Die Änderung der Prozesse soll im Wesentlichen die Prozesse beschleunigen sowie für den Endanwender effizienter und komfortabler machen. Solche Prozessänderungen haben immer auch erhebliche Auswirkungen auf Ihr Berechtigungskonzept.
Simplifizierung der Benutzeroberflächen
Mit SAP S/4HANA wurde auch die SAP-Fiori-Benutzeroberfläche grundlegend überarbeitet. Neben den traditionellen Benutzeroberflächen SAP GUI und Web UI ist nun auch eine komplexe Geschäftsmodellierung über die SAP Fiori UI möglich. Je nach dem, für welchen Ansatz der SAP S/4HANA-Implementierung Sie sich entscheiden, ist diese Form der UI (Userinterface) auch derzeit der einzige Einstiegspunkt, wie bspw. für die SAP S/4HANA Cloud. Neben den visuellen Neuerungen und dem dazugehörigen Belize-Theme werden bestimmte Transaktionen ganzheitlich durch SAP Fiori Apps ersetzt. Dies bedeutet für Sie, dass Sie unabhängig von der Wahl Ihrer SAP S/4HANA-Produktvariante höchstwahrscheinlich auch SAP Fiori in Ihre Prozesse und Rollenkonzept integrieren müssen. Dies bedingt im Zweifelsfall sogar eine komplette Integration eines SAP-Fiori-Konzepts in Ihre aktuellen Berechtigungskonzept. Eins ist jedoch gewisse, Sie werden auf kurz oder lang höchstwahrscheinlich SAP Fiori in den Einsatz nehmen (müssen).
Simplifizierung der ERP-Module
In Verbindung mit der Änderung des Datenmodels und der Prozesse hat die SAP unter dem Schirm des „Principle of One“ auch seine ERP-Modulzusammensetzung angepasst. Das bedeutet für Sie als Kunde, dass nun traditionelle SAP ERP 6.0 Module zusammengefasst wurden bzw. bestimmte nur noch als Cloud-Lösung bereitstehen. Dies soll die existierenden Lösungen für den Einsatz mit SAP S/4HANA erweitern und verbessern sowie für einzelnen Module die mobile Geschäftsabwicklung mittels der Cloud-Technologie ermöglichen. Das wiederum hat signifikante Einflüsse auf Ihre derzeitige Geschäftsmodellierung, Endnutzerberechtigungen und SAP-Benutzerlizenzen. Einen Überblick dieser Änderungen ist in Abbildung 2 erkennbar. Hier wird mit SAP S/4HANA nun zwischen SAP-Kern und Cloud-Modullösungen unterschieden.
Die Pflicht einer SAP HANA Datenbank
Mit SAP S/4HANA wird nun der Einsatz der hauseigenen SAP High-Performance-Analytics-Appliance (HANA) Datenbank Pflicht, um die neue SAP-Lösung überhaupt nutzen zu können. Sie unterscheidet sich fundamental von bisherigen relationalen Datenbankmanagement-Systemen und beinhaltet auch die innovative In-memory-Technologie. Das wiederum ermöglicht eine schnellere und effizientere Datenübertragung und -verarbeitung. Basierend auf der Notwendigkeit einer SAP HANA Datenbank für SAP S/4HANA müssen Sie somit auch Ihr gesamtes Datenbankberechtigungskonzept überarbeiten. Neben der Nutzung einer 3-Tier ist nun auch eine 2-Tier-Daten Management-Architektur möglich. Dies hat gleichzeitig Einfluss auf Zugriffszenarien von Endbenutzern auf die Datenbank. Daher sollten Sie auch gegebenenfalls Ihr Berechtigungskonzept dahingehend anpassen.
Einfluss der SAP S/4HANA-Implementierungsmöglichkeiten
Ein weiterer und vor allem im Kontext der Berechtigungspflege entscheidender Indikator Ihrer SAP S/4HANA-Implementierung ist die Wahl der Produktvariante. Nun haben Sie nicht nur die Möglichkeit, Ihr SAP S/4HANA-System als On-Premise aufzubauen, sondern auch als Cloud-Variante. Die SAP bietet derzeit die folgenden Produktvarianten an:
1) SAP S/4HANA Cloud
2) SAP S/4HANA Cloud Extended Edition
3) SAP S/4HANA Cloud, Private Edition
4) SAP S/4HANA On-Premise managed by SAP (HEC)
5) SAP S/4HANA On-Premise: On-Premise or Managed by Cloud Provider Hyperscalers
Diese verschiedenen SAP S/4HANA-Produkte unterscheiden sich grundsätzlich in der Art und Weise der Implementierung sowie notwendigen Aktivitäten. Für Ihr Berechtigungskonzept haben Cloud-Lösungen den größten Einfluss, da Sie hier Ihr bestehendes Konzept grundlegend überarbeiten bzw. bei der SAP S/4HANA Cloud sogar neu aufbauen müssen. In der SAP S/4HANA Cloud liefert Ihnen die SAP ein vorgefertigtes Berechtigungskonzept und somit stehen Ihnen bis dato nur vorgefertigte Business-Rollen von der SAP zur Verfügung. Diese müssen Sie dann noch den jeweiligen Endbenutzer zuweisen. Sprich Sie müssen Ihre Prozesse grundlegend überdenken und das offerierte SAP-Berechtigungskonzept entsprechend Ihrer Vorgaben so weit es geht anpassen. Für die anderen SAP S/4HANA-Editionen ist eine Migration natürlich auch notwendig. Unabhängig von den einzelnen Produktvarianten muss Ihr aktuelles Berechtigungskonzept für eine Überführung neu validiert, Änderungen eingebaut und gesamtheitlich technisch und prozessual migriert werden. Im Gegensatz zum reinen cloudbasierten Ansatz können Sie mit den anderen Varianten ggf. auf das bestehende Berechtigungskonzept aufbauen.
Tiefgreifende Geschäftsprozessänderungen mit SAP S/4HANA
Einhergehend mit dem „Simplification“-Ansatz und den damit verbundenen vielseitigen Änderung stehen Ihnen nun mit SAP S/4HANA nicht nur neue und veränderte Funktionen zur Verfügung, sondern einige entfallen ersatzlos (Abbildung 3). Diese tiefgreifenden Anpassungen müssen Sie somit analysieren und ggf. dann in Ihr Berechtigungskonzept überführen. Nachfolgend sind ein paar der wesentlichsten Prozessänderung überblicksartig aufgelistet.
Neuer Geschäftspartneransatz
Mit dem neuen Business-Partner-Modell wird in SAP S/4HANA die Stammdatenpflege von Geschäftspartnern zentralisiert. Mit Hilfe der dafür vorgesehenen Transaktion BP werden nun alle relevanten Informationen bezüglich Personen oder Organisationen, mit denen Ihr Unternehmen in einer geschäftlichen Verbindung steht, kanalisiert. So werden bspw. auch Lieferanten- und Kundenstämme eines Geschäftspartners zusammengefasst. Des Weiteren ist eine transaktionale Trennung von Debitoren- und Kreditorenbearbeitung nicht mehr so ohne weiteres abgrenzbar. Hier müssen jetzt verstärkt granulare Unterscheidung mittels den zugehörigen Berechtigungsausprägungen durchgeführt werden.
Integration in Finanzwesen und Controlling
Innerhalb von SAP S/4HANA wird nicht mehr zwischen Sachkonten und Kostenarten unterschieden. Beide Konten werden zukünftig unter dem Begriff Sachkonten konsolidiert. Dies bedeutet bspw., dass die Kostenarten nicht mehr in Transaktion KA01 hinterlegt, sondern direkt mit Hilfe der Transaktion FS00 in den Gewinn und Verlustkonten integriert werden. Folglich haben Sie nun eine prozessuale Überschneidung von FI und CO in einer Transaktion.
Universal Journal
Das Universal Journal umfasst nun alle Geschäftsvorfälle im Finanzwesen und Controlling. Die dem zugrundliegende Tabelle ACDOCA repräsentiert somit die alleinige Informationsquelle für alle entsprechenden Daten. Dieser zentrale Zugriff verhindert gleichzeitig Redundanzen und damit auch den Abgleich- und Abstimmungsaufwand.
Aktivierung des Material Ledger
Mit SAP S/4HANA wird das traditionelle Material Management für die Bestandsführung abgelöst. Die Materialbewertung und Bestandsführung werden nun im Material Ledger gemäß des „Principle of One“ zusammengefasst. Daher ist die Nutzung des Material Ledgers für alle Unternehmen verpflichtend zu aktivieren.
Fazit
Durch SAP S/4HANA stehen Ihnen viele neue Möglichkeiten, Produktvarianten und der Einsatz von wettbewerbsfähigen Features zur Verfügung. Zudem ermöglicht Ihnen die Cloud-Integration eine praxisnahe und mobile Geschäftsabwicklung. Nichtsdestotrotz benötigt es allerhand Implementierungs- und Überführungsarbeit, um Ihr altes Berechtigungskonzept SAP S/4HANA-ready zu machen. Dieser Blog soll Ihnen schon einmal helfen, wesentliche Faktoren bei Ihrer Projektplanung mit einzukalkulieren und somit mögliche Anpassungen abzuleiten.
Zusätzlich zu den Anpassungen aufgrund der vielfältigen Änderungen sollten Sie SAP S/4HANA auch als Chance sehen, um gleichzeitig eine Bereinigung der bestehenden Berechtigungen Ihres alten SAP-Systems durchzuführen.
Damit Sie im Vorfeld schon wissen, was Sie alles für Ihre Berechtigungsmigration beachten und einplanen müssen, bietet Ihnen Xiting eine Systemanalyse inkl. SAP S/4HANA Readiness Check an. Dabei können wir Ihnen nicht nur technisch helfen, sondern Ihnen auch projektbasierte Unterstützung durch erfahrene SAP-Security-Berater anbieten. Falls Sie mehr über unsere Best-Practice-Vorgehensweise erfahren möchten oder vor einer SAP S/4HANA-Migration oder einem Redesign eine umfassende Beratung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine Vielzahl von verschiedenen Services und Produkten an, um Sie bei der Migration oder Wartung Ihres Berechtigungskonzepts zu unterstützen.
Schauen Sie sich auch gerne meine Blogserie zum Thema SAP Fiori und die Erstellung von sogenannten SAP-Fiori-Berechtigungsrollen an:
1) SAP Fiori 3.0 | Das neue Designkonzept von SAP S/4HANA (Basics, Teil 1)
2) SAP S/4HANA Fiori | Vorbereitungen für SAP Fiori-Berechtigungsrollen (Teil 2)
3) SAP S/4HANA Fiori | SAP Fiori-Berechtigungsrollen und Rollenbau (Teil 3)
Zudem bietet Xiting auch zahlreiche eigene oder SAP-Schulungen an, wie bspw. von meiner Kollegin Jennifer Schmider in Ihrem Blog „Xiting hält neuen Kurs bei der SAP: WDES4M – Migration der Berechtigungen nach SAP S/4HANA“ dargestellt.
- Top Pain Points bei SAP Fiori-Berechtigungen und deren Lösungen – ein Erfahrungsbericht - 20. November 2023
- Das Risikoregelwerk CRAF der Xiting AG – Schluss mit kritischen Berechtigungen und SoD! - 20. November 2023
- Die TOP 20 SAP IT Basis-Tabellen mit besonderem Schutzbedürfnis in SAP S/4HANA - 7. September 2023
