Success story: Vileda GmbH
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Automatisierte Prozesse für eine effiziente Benutzerverwaltung mit Xiting Central Workflows
Über das Projekt
Die Lösung Xiting Central Workflows (XCW) ermöglicht dem deutschen Hersteller von Haushalts- und Reinigungsprodukten, Vileda GmbH, eine effiziente systemübergreifende Benutzerverwaltung in SAP-ABAP-Systemen. Darüber hinaus werden die Nachvollziehbarkeit und Konformität für Audits durch eine revisionskonforme Dokumentation sichergestellt. XCW sichert gemäß SAP Best Practice die Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen durch standardisierte Workflows. Dadurch werden der manuelle Aufwand und die Fehleranfälligkeit erheblich reduziert. XCW wurde im Zuge des Projekts nicht nur für Vileda, die bekannteste Marke der Freudenberg Home and Cleaning Solutions GmbH, ausgerollt, sondern weltweit für die gesamte Gesellschaft.
„Automatisierung schafft wertvolle Zeit. Durch den Einsatz von Produkten der Xiting GmbH eliminierten wir manuelle Zeitfresser und setzen nun vollumfänglich auf die Automatisierung von Tätigkeiten. Die automatische Übermittlung von Informationen und Zuweisungen angefragter Berechtigungen, die Systematisierung von Prozessen und die Generierung auditrelevanter Reports per Knopfdruck sind hierbei ein Garant des Fortschritts.“
Peter Zink
Global Process IT Analyst
Vileda GmbH
Ziele
Die Implementierung des von Xiting entwickelten Provisionierungstools für Benutzer, Xiting Central
Workflows (XCW), verfolgte primär das Ziel eine systemübergreifende Benutzerverwaltung, Rollenzuweisung als auch Rollenentfernung für das international führende Unternehmen für Reinigungsartikel und -systeme, Vileda GmbH, sicherzustellen. In Rahmen dieses Projektes sollte die Automatisierung der Arbeitsläufe für Benutzeranlage und -änderung, Rollenvergabe und -entzug erfolgen. Erwünscht waren eine deutliche Fehlerreduzierung als auch die Vermeidung von manuellen Aufwänden, um Identitäten und Berechtigungen in SAP-ABAP-Systemen nachvollziehbar zu verwalten. Zusätzlich zählte die automatisierte Bereitstellung von User Credentials zu den besonders wichtigen Aspekten bei der Einführung von XCW.
Herausforderungen
Jeder neue Mitarbeiter musste beim Eintritt in das Unternehmen in verschiedenen Systemen angelegt werden und anhand der Funktion und Abteilung die richtigen Berechtigungen erhalten. Die bisherigen Prozesse für die Benutzer- und Rollenbeantragung liefen unstrukturiert und waren mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Dies erhöhte die Fehleranfälligkeit erheblich. Zusätzlich machte die dezentrale Speicherung der revisionskonformen Dokumentation eine spätere Nachvollziehbarkeit schwierig. Darüber hinaus stellte für Vileda die Genehmigung von Rollen durch Key User oder Process Owner in den kleineren Unternehmensstandorten eine große Herausforderung dar, in denen es nur einen Key User pro Bereich gab. Das konnte schließlich durch die Möglichkeit der Nutzung eines Symbolic Users gelöst werden.
Erfolge
Durch den Einsatz der XCW wurden zahlreiche Vorteile für den Kunden erzielt, darunter die Zeitersparnis bei der Vorbereitung der jährlichen IT-Audits durch die zentralen Lagerungen der revisionskonformen Dokumentation und die dadurch erzielte Nachvollziehbarkeit der Beantragungen. Das Ticketsystem für die Rollenfreigabe und -zuweisung konnte abgelöst werden. Die Prozesse können jetzt direkt in SAP Business Workplace laufen. Zum einen ermöglichte eine Stellvertreterregelung die gleichzeitige Benachrichtigung mehrerer Key User, zum anderen konnte die Verantwortlichkeit der Zuordnung einzelner Rollen mithilfe der Xiting Central Workflows durch explizite Genehmigungsverfahren mehrerer Personen erzielt werden. Dank der Automatisierung von Prozessen mithilfe der Lösung von Xiting konnten diese gleichzeitig vereinfacht werden, während die Fehleranfälligkeit aufgrund von hohem manuellem Aufwand erheblich reduziert wurde.
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