SAP-Benutzerlizenzmanagement erklärt

SAP-Benutzerlizenzmanagement ist ein komplexes Thema, das die Verwaltung und Optimierung von SAP-Benutzerlizenzen umfasst. Dabei ist es entscheidend, eine optimale Balance zu finden: Lizenzverletzungen wie Unterlizenzierung bringen Risiken wie Strafzahlungen und Compliance-Verstöße mit sich, während Überlizenzierung zu hohen Softwarekosten und potenziellen Sicherheitslücken führt.

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Was ist das SAP-Benutzerlizenzmanagement?

SAP-Benutzerlizenzmanagement ist ein zentraler Bestandteil der SAP-Systemverwaltung und ermöglicht die Verwaltung von Benutzerlizenzen. Benutzerlizenzen berechtigen zur Nutzung der SAP-Software und definieren den Funktionsumfang.

Durch das SAP-Benutzerlizenzmanagement wird eine kontinuierliche Überwachung der Nutzung von SAP-Benutzerlizenzen ermöglicht. Auf diese Weise können Unternehmen eine korrekte Lizenzierung basierend auf Rollen und Berechtigungen sicherstellen, Lizenzverstöße vermeiden und sowohl Über- als auch Unterlizenzierungen verhindern. Das trägt dazu bei, Kosten zu optimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Gründe für ein SAP-Benutzerlizenzmanagement

Die Umstellung auf SAP S/4HANA bringt zahlreiche Neuerungen mit sich, die auch das SAP-Benutzerlizenzmanagement betreffen. Neue Preismodelle und berechtigungsbasierte User-Lizenzierung erfordern eine Überprüfung und Neubewertung der bestehenden Lizenzlandschaft. Neben der Notwendigkeit einer Aktualisierung des SAP-Lizenzmanagements bietet eine Überarbeitung weitere zentrale Vorteile:

Risikominimierung: Durch eine präzise Benutzerlizenzverwaltung wird das Risiko von Lizenzverletzungen sowie Fehl- oder Falschlizenzierung deutlich reduziert. Das schützt vor möglichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen wie Nach- oder Strafzahlungen.

Kosteneinsparung: Obwohl die neuen S/4HANA-Lizenzen auf den ersten Blick teurer erscheinen als die Named-User-Lizenzen in SAP ECC, lassen sich durch die Umstellung der Lizenzmetriken Einsparungen erzielen. Oft verfügen Mitarbeitende über einen größeren Berechtigungsumfang, als für ihre Aufgaben tatsächlich erforderlich ist. Die Kosten steigen dabei mit der Anzahl der autorisierten Transaktionen und Funktionen für Named User. In S/4HANA können überberechtigte Nutzer auf niedrigere Benutzerlizenzen herabgestuft werden. Durch eine Anpassung der Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf können Kosten gesenkt werden. Auch die Vermeidung von Über- oder Unterlizenzierung sowie die Bündelung von Produkten trägt zur Kostenreduzierung bei.

Einhaltung der SAP-Compliance: Das SAP-Benutzerlizenzmanagement stellt sicher, dass jeder Benutzer die Berechtigungen erhält, die für die jeweiligen Aufgaben erforderlich sind.

Was sind die Herausforderungen des SAP-Benutzerlizenzmanagements?

Die Herausforderungen im SAP-Benutzerlizenzmanagement sind vielfältig und betreffen verschiedene Bereiche.

Lizenzvermessung

Bei der Lizenzvermessung wird die tatsächliche Lizenznutzung eines Unternehmens mit den bereits erworbenen Lizenzen abgeglichen. Anpassungen erfolgen nach Bedarf, um Über- oder Unterlizenzierungen zu vermeiden. Mithilfe von SAP-Tools lassen sich genaue Lizenzmengen ermitteln sowie das aktuelle Nutzerverhalten analysieren, was für eine transparente SAP-Lizenzverwaltung eine bedeutende Hilfe darstellt.

Indirect Access

Die SAP-Lizenzverwaltung befasst sich auch mit externen Systemen, die indirekt SAP-Ressourcen nutzen, was als Indirect Access bezeichnet wird. Indirect Access liegt vor, wenn ein Zugriff auf SAP-Daten durch eine Drittapplikation erfolgt.

Vertragsumstellung

Eine weitere Herausforderung besteht in der Umstellung von ECC-Verträgen auf S/4HANA-Verträge, denn die Anpassung geht mit neuen Lizenztypen und -bedingungen einher. Die Umstellung bietet jedoch auch die einmalige Möglichkeit, bestehende Lizenzen umzuwandeln. Bestehende Lizenzen können teilweise auf die neuen Lizenzmodelle angerechnet und somit für den Erwerb von S/4HANA-Lizenzen genutzt werden.

Migration zu SAP S/4HANA

Bei der Migration auf S/4HANA müssen bestehende Systeme auf neue Lizenzmodelle übertragen werden. Dabei ergeben sich Anpassungen, da Lizenzen nicht direkt übertragbar sind. Auch die Migration von On-Prem-Systemen hin zu hybriden Lösungen erfordert eine Anpassung der Lizenzierung.

Anders als in SAP ECC erfolgt die Lizenzierung bei S/4HANA berechtigungs- statt nutzungsbasiert. Das bedeutet, dass die vergebenen Berechtigungen die Lizenzkosten bestimmen – unabhängig von der tatsächlichen Nutzung durch die User. Es wird also nicht mehr die tatsächliche Nutzung einer bestimmten Funktion oder Transaktion gemessen.

Product Conversion vs. Contract Conversion

Zur Umstellung von SAP ECC auf S/4HANA gibt es zwei Optionen: die Product Conversion und die Contract Conversion.

Die Product Conversion ermöglicht Unternehmen bei der Migration auf S/4HANA eine Umstellung von bestehenden Lizenzen auf neue Lizenztypen. Dabei bleiben alle bisherigen Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen bestehen. Die Option eignet sich vor allem für Unternehmen mit bereits optimierter SAP-Lizenzverwaltung. Diese Variante kann jedoch aufgrund der teils höheren Lizenzkosten in S/4HANA mit einem erhöhten Kostenaufwand verbunden sein.
Die Contract Conversion hingegen bietet eine vollständige Neustrukturierung der SAP-Lizenzverträge und Konditionen. Sie führt alle SAP-Produkte und -Dienste in einem neuen Vertrag zusammen und ermöglicht es, nicht mehr benötigte Lizenzen gegen neue anzurechnen. Diese Option ist besonders für Unternehmen geeignet, die ihre SAP-Lizenzverwaltung während der Migration grundsätzlich neu konfigurieren möchten.

Mit Xiting SAP-Benutzerlizenzen verwalten

Erleichtern Sie den Übergang von der nutzungsbasierten zur berechtigungsbasierten Lizenzierung in SAP S/4HANA mit Xiting. Die XAMS-Lösung unterstützt Sie bei der Durchführung einer umfassenden Lizenzanalyse zur Kostenoptimierung.

Durch den Abgleich bestehender Berechtigungen mit Nutzungsdaten und Prognosen sowie die Berücksichtigung des offiziellen SAP-Lizenzregelwerks in der Analyse können Sie überflüssige Lizenzen transparent identifizieren.

Profitieren Sie von sofortigem Feedback und automatisierten Prüfungen, um Ihr SAP-Lizenzmanagement zu optimieren und eine erfolgreiche Migration auf S/4HANA sicherzustellen.

FAQ

Welche Lizenzmetriken gibt es?

SAP-Lizenzmetriken dienen zur Messung der Softwarenutzung und bilden die Grundlage für die Lizenzkosten. Neben berechtigungsbasierten Metriken spielen auch indirekte Nutzung und Engine Use eine Rolle.

Was ist eine Lizenzvermessung?

Bei der Lizenzvermessung handelt es sich um die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung genutzter Lizenzen mit dem Ziel, die Compliance sicherzustellen. Zur Ermittlung der genauen Lizenzanzahl können spezielle SAP-Tools zum Einsatz kommen.

Was ist eine Unterlizenzierung?

Bei der Unterlizenzierung handelt es sich um eine Form der Lizenzverletzung, da zu wenige Lizenzen für die tatsächliche Nutzung vorhanden sind. Dabei besteht das Risiko von Vertragsverletzungen und Strafen.

Was ist eine Überlizenzierung?

Bei einer Überlizenzierung werden mehr Lizenzen erworben als benötigt. Das führt zu unnötigen Kosten, die durch Optimierung gesenkt werden können. Gleichzeitig kann durch weitreichende Berechtigungen ein Sicherheitsrisiko bestehen, da viele Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

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