SAP-Berechtigungskonzepte nehmen eine wichtige Rolle ein, wenn es um den Schutz sensibler Unternehmensdaten und -abläufe geht. Denn sie stellen sicher, dass Mitarbeitende nur auf die Informationen und Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit auch wirklich benötigen.
Wir erklären Ihnen, was ein SAP-Berechtigungskonzept ist, welche Vorteile es mit sich bringt und wie Ihnen Xiting bei der Implementierung oder Optimierung zur Hand geht.
Ein SAP-Berechtigungskonzept bestimmt, nach welchen Regeln und Richtlinien Zugriffsrechte im SAP-System vergeben werden. Es legt fest, welche User auf welche Daten und Funktionen zugreifen dürfen und in welchem Umfang das geschehen kann.
Ziel eines gut ausgearbeiteten SAP-Berechtigungskonzepts ist es, die Integrität und Sicherheit der Daten des Unternehmens zu gewährleisten und gleichzeitig den Mitarbeitern alle notwendigen Funktionen und Zugänge für ihre Aufgaben bereitzustellen.
Die Implementierung eines klar strukturierten Berechtigungskonzepts minimiert das Risiko von Datenmissbrauch und erhöht die Effizienz der Systemnutzung. Das trägt auch zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie der DSGVO oder SAP-Compliance bei.
Wenn Sie ein effektives SAP-Berechtigungskonzept erstellen wollen, sollte das Rollenkonzept im Zentrum der Planung stehen. Anstatt jedem User individuell seine Berechtigung zuzuweisen, werden Rollen definiert, die bestimmten Positionen oder Aufgabenbereichen gleichstehen.
Die Benutzer erhalten anschließend die Rollen, die ihren Tätigkeiten entsprechen. Das erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen. Bei Änderungen in der Organisationsstruktur können diese einfacher angepasst und umgesetzt werden.
Außerdem sorgt die rollenbasierte Verwaltung dafür, die Zugriffsrechte besser zu überprüfen und nachzuvollziehen. So können Sie fälschlich zugesprochene Rechte schneller erkennen und ausbessern.
Ein effektives SAP-Berechtigungskonzept stützt sich auf 4 grundlegende Prinzipien:
1.Minimalprinzip
Benutzer erhalten nur die Berechtigungen, die sie unbedingt für ihre Aufgaben benötigen. Das reduziert das Risiko von unbeabsichtigten oder unbefugten Aktionen im SAP-System.
Beispiel: Der Vertrieb erhält nur Leserechte für die Preislisten, kann aber keine Preise anpassen.
2.Segregation of Duties (SoD)
Die Funktionstrennung stellt sicher, dass nicht eine einzelne Person alle wesentlichen Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses allein ausführen kann. Klare Zugriffsrechte verteilen die Verantwortung auf mehrere Personen. Ähnlich dem Vier-Augen-Prinzip sorgt dieses Prinzip für eine klare Abgrenzung zwischen Funktionen und Verantwortlichkeiten.
Beispiel: Bei Zahlungsprozessen erstellt ein User die Rechnung, ein anderer genehmigt sie. Damit umgeht das Unternehmen, dass eine einzelne Person Finanztransaktionen allein durchführt.
3.Namenskonvention
Eindeutige und konsistente Benennungsrichtlinien für Rollen und Berechtigungen erleichtern die Verwaltung und Überprüfung des SAP-Berechtigungskonzepts.
Beispiel: Z_E3_MM_1000_VIEW_INVENTORY für eine Einzelrolle im Buchungskreis 1000, die Lagerbestände nur einsehen darf.
4.Keine kritischen Berechtigungen
Bestimmte Berechtigungen, die weitreichende Auswirkungen haben, sollten nur restriktiv vergeben oder ganz vermieden werden.
Beispiel: Nur Systemadministratoren dürfen Rollen im SAP-Berechtigungskonzept anpassen.
Ein SAP-Berechtigungskonzept zu erstellen, ist oftmals keine leichte Aufgabe. Folgende 7 Schritte sind für eine erfolgreiche Konzepterstellung unabdingbar:
1.Analyse der SAP-Umgebung
Untersuchen Sie zunächst Ihre bestehende SAP-Systemlandschaft. Dadurch können Sie verstehen, welche Module und Funktionen aktuell im Einsatz sind und wer alles Zugriff darauf hat. Diese Analyse bildet eine wichtige Grundlage für alle weiteren Schritte.
2.Entwicklung eines angepassten Berechtigungskonzepts
Basierend auf Ihrer Bestandsaufnahme definieren Sie nun zusammen mit den Fachbereichen sinnvolle Rollen, die Ihren Geschäftsprozessen und organisatorischen Strukturen entsprechen.
3.Systemvorbereitung
Vor der Implementierung des neuen Berechtigungskonzepts müssen Sie noch einige technische Voraussetzungen schaffen. Sorgen Sie dafür, dass alle Systemkomponenten auf dem neuesten Stand sind und richten Sie bestenfalls Testumgebungen ein.
4.Erstellen von Funktionsrollen
Jeder bereits definierten Rolle wird jetzt eine spezifische Berechtigung zugeordnet. Die Funktionsrollen sollten gut überlegt und vor einem weitläufigen Ausrollen getestet werden
Tipp: Bei der Vergabe der Berechtigungen sollten Sie dem bewährten Leitsatz
„So viel wie nötig – so wenig wie möglich“ folgen.
5.Finale Abstimmung mit Fachbereich
Besprechen Sie die zugeteilten Rollen und Berechtigungen erneut mit den jeweiligen Fachabteilungen. So stellen Sie sicher, dass sie den Anforderungen entsprechen und keine wichtigen Zugriffe fehlen oder unnötige Freigaben bestehen.
6.Testphase und Anpassung
Testen Sie vor dem Go-live die neuen Berechtigungen zunächst in einer kontrollierten Umgebung. Mit positiven Tests prüfen Sie, ob berechtigte Zugriffe auch möglich sind und negative Tests gewährleisten, dass unberechtigte Zugriffe konsequent geblockt werden. Falls Sie hier Fehler erkennen, können Sie diese entsprechend anpassen.
7.Go-live
Sind die Tests erfolgreich, wird das neue Berechtigungskonzept nun freigegeben und in das bestehende SAP-System implementiert. Planen Sie diesen Schritt sorgfältig, um größere Unterbrechungen im Tagesgeschäft zu vermeiden.
Auch nach dem Go-live müssen die Berechtigungen kontinuierlich überwacht werden, sodass Sie diese bei Bedarf anpassen können. Zudem sollten Sie regelmäßige Schulungen für Administratoren und Benutzer des Systems durchführen, um die korrekte Nutzung Ihres SAP-Systems und der Rollen zu gewährleisten.
Ein gut strukturiertes SAP-Berechtigungskonzept bringt viele Vorteile mit sich. Dazu zählen unter anderem:
Mit einer gezielten Vergabe von Berechtigungen minimieren Sie das Risiko von Datenmissbrauch und unbefugten Zugriffen.
Mit klaren Zugriffsregelungen ist es einfacher, gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien einzuhalten. Transparentere Unternehmensstrukturen erleichtern zudem Prüfungen und Audits.
Eine klare Rollenverteilung erleichtert die Benutzerverwaltung und reduziert den administrativen Aufwand und die damit verbundenen Kosten.
Ein geordnetes Berechtigungskonzept erlaubt eine schnelle Anpassung an geänderte Unternehmensstrukturen oder neue Vorgaben.
Mit der Einführung von SAP S/4HANA haben sich auch die Anforderungen an Berechtigungskonzepte verändert. Die neue Architektur des SAP-Systems bringt viele neue Möglichkeiten mit sich, stellt Unternehmen aber auch vor einige organisatorische Herausforderungen.
Da einige Transaktionen bei einer Migration von älteren SAP-Architekturen auf SAP S/4HANA wegfallen, nicht mehr unterstützt oder durch SAP Fiori-Anwendungen ersetzt werden, müssen Unternehmen ihr SAP S/4HANA-Berechtigungskonzept an die Neuerungen des Systems anpassen.
Mit der gesteigerten Relevanz der Fiori-Apps in SAP S/4HANA sollten Unternehmen auch gleichzeitig neue SAP Fiori-Berechtigungskonzepte entwickeln und implementieren. Fiori-Apps erfordern neue Berechtigungsobjekte und Mechanismen zur Zugriffskontrolle, bieten im Gegenzug jedoch eine flexiblere Rollen- und Berechtigungsverwaltung durch die Kombination aus klassischen Berechtigungen und Fiori-spezifischen Katalogen und Gruppen bzw. Bereichen.
Ein bestehendes SAP-Berechtigungskonzept selbst zu überarbeiten, ist oftmals eine komplexe Aufgabe. Xiting unterstützt Sie bei dieser Herausforderung mit umfassendem Know-how zum Thema SAP Authorization Management und eigenen Softwarelösungen wie der Xiting Authorization Management Suite (XAMS).
Wir analysieren und optimieren Ihr SAP-Berechtigungskonzept effizient. So können Sie bequem von all den Vorteilen wie erhöhter Sicherheit, erleichterter Compliance und effizienten Abläufen profitieren, während Sie sich keinen Kopf über die Berechtigungen machen müssen.
Ein SAP Fiori-Berechtigungskonzept muss rollenbasiert sein und Funktionsrollen mit den passenden Fiori-Katalogen und -Gruppen bzw. Bereichen enthalten. Zudem sind OData- und ICF-Services für den Zugriff auf Backend-Daten erforderlich.
Die Vergabe der Berechtigungen erfolgt nach dem Minimalprinzip, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Eine enge Abstimmung zwischen IT und Fachbereichen stellt sicher, dass Benutzer nur die notwendigen Apps und Funktionen nutzen können.
Ja, ein klassisches Muster für SAP-Berechtigungskonzepte besteht aus folgenden 7 Schritten:
