SAP User sorgen dafür, dass Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen und Daten im SAP-System korrekt verarbeitet werden. Die täglichen Aufgaben in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Einkauf erfordern jedoch verschiedene Rechte und Verantwortlichkeiten der Benutzer.
Hier erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen User-Rollen innerhalb eines SAP-Systems, ihre Aufgaben und wie Ihr Unternehmen die SAP-User bestmöglich verwalten kann.
Ein SAP User ist jede Person, die innerhalb eines Unternehmens das SAP-System nutzt. Dabei gibt es verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten und Aufgaben, die für eine effiziente Nutzung der Software sorgen. Zentrale Nutzer sind unter anderem Endanwender, S-User, SAP Key User und Super Administrator User, die jeweils besondere Rollen und Berechtigungen besitzen.
Endanwender ist in SAP die Bezeichnung für die User, die tagtäglich mit den grundlegenden SAP-Features arbeiten. Sie haben die Berechtigungen für ihren Aufgabenbereich, aber keine zusätzlichen administrativen Rechte.
Ein S-User (Service User) ist eine spezielle Benutzerkennung, die es einer Person ermöglicht, auf den SAP-Support und andere Online-Ressourcen von SAP zuzugreifen. Die User-IDs erhalten Kundenunternehmen von SAP und dienen vor allem dazu, Support-Anfragen zu stellen.
Ein SAP Key User, oftmals auch Schlüsselanwender genannt, ist ein Experte in einem spezifischen SAP-Modul und dient als Bindeglied zwischen den Endanwendern und der IT-Abteilung. Key User haben die Aufgabe, neue Prozesse zu implementieren und Mitarbeitende in der Systemanwendung zu schulen. Zudem sorgen Schlüsselanwender für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen und eine effektive Nutzung des SAP-Systems.
Super Administratoren sind S-User mit erweiterten Berechtigungen. Sie können neue S-User-IDs erstellen und die Berechtigungen aller S-User im System pflegen. Geben Sie diese Rolle nur so wenigen Mitarbeitenden wie möglich, da die Benutzerverwaltung und die Zuweisung von Berechtigungen im SAP-System kritische Berechtigungen mit viel administrativen Einfluss darstellen.
Die Aufgaben eines SAP Users variieren je nach Rolle und Verantwortungsbereich:
Die “besonderen” Rollen mit erweiterten Berechtigungen sollten Sie nur ausgewählten Mitarbeitenden zuteilen. Je mehr Personen im Unternehmen administrative und kritische Rechte haben, desto undurchsichtiger und unsicherer werden Ihre internen Unternehmensprozesse.
Ihr SAP-System wird sicherer und effektiver, wenn Sie Ihre SAP User richtig verwalten. Einen genaueren Überblick über Ihre User bekommen Sie mit folgenden 2 Features:
Die vorhandenen Benutzer des SAP-Systems können sich die Administratoren mit der Transaktion SU01 anzeigen lassen. Indem ein Admin den Benutzernamen oder das Alias mit der Option “Anzeigen” auswählt, kann er detaillierte Informationen zum Benutzerstammsatz abrufen.
Es kommt auch vor, dass ein User umbenannt werden muss, beispielsweise bei der Namensänderung des bürgerlichen Namens. Hierzu müssen Administratoren in der Einstiegsmaske auf “Ändern” klicken, nachdem sie einen Benutzernamen oder ein Alias eingegeben haben. Anschließend können sie die Benutzerstammdaten ändern und speichern.
Unternehmen vernachlässigen oftmals solche grundlegenden Verwaltungsprozesse, da sie ihnen banal erscheinen. Ein gepflegter Benutzerstamm ist jedoch extrem wichtig, um einen sauberen und geordneten Systemablauf und essenzielle Aufgaben wie die Einhaltung von Compliance zu gewährleisten.
Das richtige User-Management in SAP ist keine leichte Aufgabe. Dennoch ist es unabdingbar, dass Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen. Wenn Sie Ihre SAP User nicht richtig verwalten, können einige Sicherheitsrisiken entstehen.
Wenn ein SAP User Zugriff auf mehrere kritische Berechtigungen hat, kann er nahezu unbemerkt schädliche Prozesse ausführen. Beispielsweise sollte ein Nutzer, der Zahlungen anweist, nicht die Lieferstammdaten ändern können.
Benutzer Ihres SAP-Systems sollten strikt nur auf die Prozesse zugreifen können, die sie auch zum Erledigen ihrer Aufgaben benötigen. Schauen Sie, dass Sie so wenige Zugriffe und Berechtigungen wie möglich, aber so viele wie unbedingt nötig verteilen.
Derartige Sicherheitslücken gefährden direkt sensible Unternehmensdaten und -abläufe oder die Einhaltung von Compliance und können darüber hinaus dafür sorgen, dass Kunden oder Partner abspringen, wenn sie Ihr Unternehmen als nicht mehr vertrauenswürdig oder als Sicherheitsrisiko ansehen.
Von diesen Risiken sind vor allem die Unternehmen betroffen, die keine geeignete Software für das Berechtigungs- und Benutzermanagement besitzen. Xiting schafft Ihnen dabei maßgeschneiderte Abhilfe.
Xiting steht Ihnen zur Seite, wenn es darum geht, SAP User und Lizenzen sicher und effektiv zu verwalten. Mit unserer professionellen Beratung und eigenen Produkten wie der Xiting Authorizations Management Suite machen wir Ihre SAP-Landschaft übersichtlicher und effizienter. Wir sind Ihr Partner rund um das Thema SAP User.
Die SAP Universal ID ist eine persönliche SAP-Identität, die es ermöglicht, alle seine SAP-Identitäten zentral über ein Profil zu verwalten. Die Universal ID bleibt lebenslang bestehen, auch wenn der Nutzer das Unternehmen wechselt. In dem Profil werden zusätzlich alle persönlichen Leistungen wie Zertifikate aufbewahrt.
Ein SAP S-User kann durch einen SAP Super Administrator übertragen werden. Dieser ist befugt, neue S-User-IDs zu erstellen und bestehende IDs zu verwalten. S-User sollten bei Fragen zu ihren Berechtigungen demnach den zuständigen Super Administrator kontaktieren.
