Welche User gibt es in SAP, was sind ihre Aufgaben und wie verwalten Sie diese? In diesem Infoartikel erfahren Sie alles über SAP User und worauf Sie beim User-Management achten müssen.
Im einfachsten Sinne bezeichnet der Begriff SAP User einen Benutzer, der sich im SAP-System anmelden und mit einem gültigen Benutzerstammsatz arbeiten kann. Dieser Benutzerstammsatz ist die Grundlage für den Zugriff auf Anwendungen, Transaktionen und Daten. Er enthält wichtige Informationen wie Anmeldedaten, Rollen, Berechtigungen und Lizenzzuordnungen.
→ Ein SAP User ist somit die kleinste, dennoch eine entscheidende Einheit im Berechtigungs- und Lizenzmanagement Ihres Unternehmens. Ohne eine saubere Verwaltung riskieren Sie nicht nur Sicherheitslücken, sondern auch unnötige Lizenzkosten und Missachtung der Compliance.
Der Benutzerstammsatz bildet das Herzstück jedes SAP Users. Er ist in verschiedene Registerkarten gegliedert, die spezifische Informationen abbilden:
Nur wenn diese Stammdaten vollständig und korrekt gepflegt sind, können die SAP User in Ihrer Systemlandschaft effizient und sicher arbeiten.
Nicht jeder SAP User kümmert sich um die gleichen Aufgaben. Deshalb unterscheidet SAP 5 geläufige Benutzertypen mit verschiedenen Eigenschaften, Tätigkeiten und Berechtigungen. Hier sehen Sie das Wichtigste zu den unterschiedlichen SAP Usern auf einen Blick:
Die Aufgaben von SAP Usern hängen stark vom jeweiligen Benutzertyp ab. Grundsätzlich lassen sich zwei Kategorien unterscheiden:
Neben den 5 Standard-Benutzertypen gibt es noch die Rolle des SAP Key Users. Diese Rolle ist besonders, da Key User als Schnittstelle zwischen IT und Fachabteilungen fungieren. Sie verstehen sowohl die Geschäftsprozesse als auch die technische Umsetzung dahinter.
Neben der Funktion als Schnittstelle gehören zu den Hauptaufgaben eines Key Users:
SAP-User sorgen dafür, dass Mitarbeitende Zugang zu Geschäftsprozessen wie Buchhaltung, Personalverwaltung oder Einkauf im SAP-System haben. Um Sicherheit, Transparenz und Compliance zu gewährleisten, müssen Sie darauf achten, dass jede Benutzerrolle genau definierte Rechte und Verantwortlichkeiten erhält. Berechtigungen dienen dazu, den Zugriff auf Daten und Funktionen gezielt zu steuern und zu protokollieren.
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Für Administratoren ist es wichtig, jederzeit Transparenz über alle Benutzer zu haben. Dazu dient die Benutzerpflege im SAP-System.
Über die Transaktion SU01 können sich Administratoren nicht nur SAP User anzeigen lassen, sondern auch Benutzer erstellen, ändern oder sperren. Hier lassen sich Stammdaten wie Rollen, Profile und Lizenzinformationen direkt einsehen. Für Auswertungen und Massenänderungen stehen zusätzliche Tools zur Verfügung (z. B. die Transaktionen SE16H oder MM17).
→ Regelmäßige Prüfungen Ihrer User helfen dabei, ungenutzte oder falsch berechtigte Benutzer zu identifizieren und Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Die Verwaltung von SAP Usern betrifft nicht nur die IT-Sicherheit, sondern auch das Lizenzmanagement.
→ Jeder Benutzer ist mit einer Userlizenz verknüpft, deren Kosten von den vergebenen Berechtigungen abhängen. Durch eine Analyse der tatsächlich genutzten Transaktionen lassen sich überteuerte Lizenztypen vermeiden.
→ Sicherheit: Funktionen wie Secure Network Communications (SNC) schützen die Kommunikation zwischen Systemen und erhöhen die Authentifizierungssicherheit.
Die Xiting Authorizations Management Suite (XAMS) ermöglicht Ihnen eine präzise Analyse aller Lizenzen sowie ausführliche Simulationen von Berechtigungen und passt eventuelle Abweichungen risikofrei für Sie an.
So können Sie unnötige Lizenzkosten sparen und gleichzeitig Sicherheits- sowie Compliance-Anforderungen erfüllen.
Das richtige User-Management in SAP ist keine leichte Aufgabe. Dennoch ist es unabdingbar, dass Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen. Wenn Sie Ihre SAP User nicht richtig verwalten, können einige Sicherheitsrisiken entstehen.
Ein unstrukturiertes SAP User-Management kann schwerwiegende Folgen haben:
Um SAP User sicher und effizient zu verwalten, sollten Sie folgende Maßnahmen unbedingt umsetzen:
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