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SAP-Lizenzen sind für viele Unternehmen ein komplexes Thema, das durch die Umstellung auf SAP S/4HANA zusätzliche Herausforderungen mit sich bringt. Die Migration ist jedoch auch eine Chance, den bestehenden Lizenzbestand sowie die SAP-Lizenzkosten zu optimieren.
Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung von Benutzerlizenzen und ihre Rolle in der Verwaltung und Kostenkontrolle in SAP-Umgebungen – insbesondere in S/4HANA. Die Übersicht erklärt, wie Benutzerlizenzen in SAP S/4HANA funktionieren und warum eine gezielte Lizenzverwaltung für Unternehmen gerade bei der Migration entscheidend ist.
Benutzerlizenzen sind spezifische SAP-Lizenzen, die an jeden einzelnen Benutzer vergeben werden. Der Umfang der SAP-Benutzerlizenzen bestimmt, welche Bereiche des Systems ein User nutzen darf.
Somit beeinflusst der benötigte Zugriff auf Funktionen und Module, welcher Lizenztyp erforderlich ist – beispielsweise Professional User für umfassende Zugriffsrechte oder Functional User für zentrale Aufgaben.
Benutzerlizenzen ermöglichen eine individuelle Lizenzierung pro Benutzer und passen die Nutzung bestimmter SAP-Berechtigungen durch Einschränkung oder Erweiterung an. Indem nur für tatsächlich benötigte Funktionen bezahlt wird, können SAP-Lizenzkosten optimiert werden.
Zudem sorgt eine genaue Abstimmung der Lizenzen auf die tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeitenden dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Folglich können Unternehmen durch eine gezielte Vergabe von SAP-Lizenzen ihre SAP-Lizenzkosten kontrollieren und gleichzeitig die Sicherheit ihrer SAP-Umgebung erhöhen.
In SAP S/4HANA gibt es spezifische Besonderheiten bei SAP-Lizenzen, die das Lizenzmanagement beeinflussen. In erster Linie handelt es sich um die Einführung neuer Lizenzierungsmodelle und Benutzerlizenztypen, die speziell auf die Nutzung von S/4HANA zugeschnitten sind – darunter „Digital Access“ und die Möglichkeit der berechtigungsbasierten Lizenzvermessung:
Die Anzahl der Deployment-Optionen ist mit SAP S/4HANA gestiegen, was Unternehmen mehr Flexibilität bei der Anpassung ihrer IT-Infrastruktur an spezifische Anforderungen bietet. Die Vielfalt erschwert jedoch auch die Auswahl der passenden Lizenzmodelle – insbesondere im Hinblick auf die damit verbundenen Kosten.
Bei On-Premise-Lizenzmodellen werden SAP-Software und -Daten vor Ort im Unternehmen gehostet. Diese Modelle beinhalten oft hohe Anfangskosten und erfordern Wartung durch das Unternehmen. Die Option eignet sich für Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten und Systeme behalten möchten.
Cloud-basierte Lizenzmodelle bieten Zugriff auf SAP-Software über die Cloud. Der Anbieter übernimmt dabei Hosting und Wartung, während Unternehmen eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen. Diese Modelle bieten Flexibilität, da sie je nach Nutzung skaliert werden können und geringere Anfangsinvestitionen erfordern.
Hybride Lizenzmodelle kombinieren On-Premise- und Cloud-Lösungen, wodurch Unternehmen bestimmte Systeme lokal halten und andere in der Cloud nutzen können. Diese Option ist besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre Datenhoheit beibehalten möchten, aber gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit der Cloud wünschen.
In SAP S/4HANA sind verschiedene Typen von SAP-Benutzerlizenzen verfügbar, die je nach individuellen Anforderungen der Benutzer vergeben werden:
SAP-Lizenzmetriken sind Kriterien, die bestimmen, wie SAP-Lizenzen gemessen und abgerechnet werden. In SAP S/4HANA sind insbesondere folgende Metriken relevant:
Bei der SAP-Lizenzvermessung erfolgt eine detaillierte Analyse des tatsächlichen Lizenzverbrauchs im Vergleich zu den bestehenden SAP-Lizenzen. Diese quantitative Auswertung dient in erster Linie der Compliance-Prüfung.
Die Systemvermessung wird einmal jährlich von SAP gefordert und mithilfe spezialisierter SAP-Tools wie LAW (License Administration Workbench) durchgeführt. Zudem findet etwa alle 3 Jahre ein erweitertes Lizenzaudit statt. Mit der Migration zu SAP S/4HANA ändert sich die Vorgehensweise: Statt nutzungsbasiert erfolgt die Lizenzvermessung nun berechtigungsbasiert.
Lizenzverletzungen in SAP S/4HANA können verschiedene Ursachen haben. Eine Aufklärung über gängige Verstöße ist wichtig, da Unwissenheit Unternehmen nicht vor möglichen Nachzahlungen schützt.
Über- und Unterlizenzierung vermeiden
Unterlizenzierung tritt auf, wenn nicht genügend SAP-Lizenzen für Benutzer vorhanden sind oder die Ausübung bestimmter Funktionen nicht von der entsprechenden Benutzerlizenz abgedeckt wird. Das führt zu Compliance-Verstößen und nachträglichen Zahlungen.
Andererseits liegt Überlizenzierung vor, wenn Unternehmen mehr Lizenzen erwerben als nötig oder wenn Benutzer Lizenzen mit umfangreichen Funktionalitäten besitzen, die sie nicht ausschöpfen.
Obwohl Überlizenzierung keine Vertragsverletzung darstellt, erhöht sie die SAP-Lizenzkosten und schafft potenzielle Sicherheitsrisiken, da unnötig erteilte Berechtigungen mehr Benutzern Zugang zu sensiblen Daten ermöglichen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie die Anzahl an Benutzerlizenzen präzise anpassen, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Compliance zu gewährleisten.
Falsche Zuordnung von Lizenztypen
Eine ungenaue Zuordnung von Lizenztypen, die nicht den tatsächlichen Berechtigungen oder der Nutzung entsprechen, kann ebenfalls zu Lizenzverletzungen führen. Auch wenn ein Unternehmen über genügend SAP-Lizenzen verfügt, können Nachzahlungen fällig werden, wenn die Lizenzen nicht an den richtigen Benutzer vergeben wurden. Die Zuordnung der Lizenztypen ist daher entscheidend, um Compliance-Risiken und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
In SAP S/4HANA können durch die „Digital Access“-Lizenzierung zusätzliche Kosten für indirekten Zugriff entstehen, wenn externe Anwendungen indirekt auf das System zugreifen. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass alle externen Schnittstellen lizenziert sind, um potenzielle Lizenzverletzungen zu vermeiden.
Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA verändert sich die Lizenzstruktur grundlegend. Daher erhalten Unternehmen im Rahmen der Migration die ideale Möglichkeit, ihre bestehenden SAP-Lizenzen zu überprüfen und ihre SAP-Landschaft zu optimieren.
Die Vielzahl an Produkten, Metriken und Engines in SAP S/4HANA führt jedoch zu einer erheblichen Komplexität und Intransparenz im SAP-Lizenzmanagement, was die Anpassung des Lizenzbestands an den tatsächlichen Bedarf erschwert. Diese Herausforderungen können zu überhöhten Kosten durch Überlizenzierung führen. Eine korrekte Lizenzierung wirkt dem entgegen und bietet folgende Vorteile:
Die Umstellung auf S/4HANA bringt komplexe Herausforderungen im Lizenzmanagement mit sich. Xiting unterstützt Sie dabei, diese zu meistern und Ihre Kosten mit einer SAP S/4HANA Lizenzanalyse zu optimieren.
Die Lizenzanalyse basiert auf dem SAP-Lizenzregelwerk und ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über Ihre aktuelle Lizenzlandschaft sowie einen Ausblick über zukünftige Anforderungen in S/4HANA.
Der Service der XAMS (Xiting Authorizations Management Suite) umfasst Vorabanalyse, Detailanalyse, Zielkalkulation und Prognose Ihrer benötigten Benutzerlizenzen in S/4HANA. Am Ende erhalten Sie Einsicht in Ihre SAP-Landschaft – mit einem transparenten und nachvollziehbaren Ergebnisbericht sowie einer Präsentation.
Mit der Lizenzanalyse der XAMS können Sie die SAP-Benutzerlizenzen erfolgreich an Ihre Anforderungen anpassen und Ihr Unternehmen vor hohen Kosten, Sicherheitslücken und Compliance-Verstößen schützen.
Benutzerlizenzen sind spezifische Lizenzen, die individuell pro Benutzer vergeben werden. Sie regeln, welche Funktionen und Module der jeweilige Benutzer im SAP-System nutzen darf.
Die Kosten für eine SAP-Benutzerlizenz variieren je nach Lizenztyp und Umfang der Berechtigungen. Professionelle Lizenzen sind teurer, während eingeschränkte Lizenzen kostengünstigere Optionen bieten.
SAP-Lizenzen können in S/4HANA auf zwei Arten übertragen werden:
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